Ecco cosa fare per correggere, recuperare e ripristinare in poco tempo archivi di posta elettronica, rubrica e file corrotti
di Redazione PMI-Dome
Outlook, grazie alla sua enorme flessibilità nella gestione dei contatti, delle attività e degli eventi, può considerarsi un vero e proprio CRM del quale non poter fare a meno. Un unico ambiente significa però unaenorme concentrazione di dati e informazioni che occorre organizzare in maniera oculata. Se si utilizza intensamente il client di posta elettronica senza prendersi la minima cura di effettuare di tanto in tanto operazioni di backup, è necessario sapere che prima o poi si rischia di perdere in un solo colpo anni di corrispondenza. Contatti e messaggi importanti, infatti, possono andare persi in un attimo, procurando senz’altro perdite di tempo dovute al recupero.
Le cause del blocco
Prima di passare alle azioni preventive, cerchiamo di far luce su quelle che sono le cause principali del possibile blocco di Outlook. Per poterlo spiegare occorre sapere che il software utilizza per il suo funzionamento un unico file con estensione PST. In tale file vengono salvate le email in arrivo/uscita, allegati, contatti, attività, note e tutto ciò che riguarda il client di posta elettronica. Il vantaggio principale è che basterà spostare il file PST da un PC all’altro, copiarlo nella cartella giusta per vedere ripristinata la situazione originale senza la minima perdita di dati! Il rovescio della medaglia è rappresentato, invece, dal fatto che trattandosi di un unico file tende a “gonfiarsi” nel tempo e dunque, a diventare ad un certo punto non facilmente gestibile da Outlook. Diciamo subito che un file PST non dovrebbe superare la dimensione di 2 - 2,5 GB, per cui, qualora tale limite venga superato, bisogna tempestivamente correre ai ripari effettuando alcune semplici operazioni. Oltre alle dimensioni del file di archivio, sussistono purtroppo altre cause meno evidenti che possono portare al collasso del software. Si va dai virus in grado di attaccare il file PST alla chiusura non standard del programma, magari causata da un improvviso blackout, all’incompatibilità con altre applicazioni installate sul PC.
Meglio prevenire
La prima operazione per prevenire la perdita dei dati è il backup. In sostanza occorre effettuare il salvataggio periodico del file PST, in modo da poter installare l’ultima copia funzionante in caso di problemi, arginando così la perdita di informazioni. Oltre al backup occorre preoccuparsi di non ingrossare inutilmente il file dati. Affinché ciò sia possibile è necessario procedere con delleoperazioni di archiviazione. Il software dispone, infatti, di utili funzionalità che provvedono ad effettuare le operazioni di salvataggio in modo automatico, basta però che il tutto venga impostato a dovere. Un’ altra operazione possibile è quella di agire sui profili. Ad ogni profilo è associato un account: qualora esistano diversi account si ritiene opportuno associare a ciascun profilo un proprio file archivio PST. Questo stratagemma consentirebbe di separare ad esempio l’account utilizzato per lavoro da quello personale.
Non tutto è perduto
In caso di blocco improvviso di Outlook possiamo comunque tentare di fare qualcosa. In tal senso abbiamo appositamente previsto una serie di azioni che riguardano l’uso di un tool gratuito capace di risolvere le situazioni poc’anzi descritte. OLFix è un programma in grado di correggere profili di posta elettronica, contatti e soprattutto di ripristinare il file PST, attraverso l’uso diSCANPST. Ovviamente il successo del ripristino dipende dalla situazione di partenza, ovvero dal danno subito dal file archivio.
Ripariamo Outlook
Download del tool
Collegarsi alla paginahttp://www.olfolders.de/Lang/English/OLfix/ e dalla sezione to Download fare clic sulla voce OLFix. Nella successiva schermata effettuare il download.
Le funzioni
Prima di avviare il programma assicurarsi che Outlook non sia in esecuzione (Premere Ctrl+Alt+Canc e visualizzare i processi attivi) altrimenti interrompere il processo. Procedere, quindi, con l’avvio di OLFix. È possibile notare una serie di sei pulsanti ognuno dei quali adatto a risolvere una certa tipologia di problema. Repair profile, ad esempio, consente di eliminare le chiavi di registro che potrebbero impedire il riconoscimento del profilo utente e, dunque, l’apertura di Outlook.
Ripariamo il profilo
Per la riparazione del profilo utente clic sul tasto Repair profiles, selezioniamo il profilo da correggere dall’elenco a discesa Profile. A seguire, clic su Select unused in modo da evidenziare le voci inutilizzate ed infine, eliminiamo le voci con un clic sul pulsanteDelete unused Service.
Ulteriori correzioni
I pulsanti che seguono portano alla risoluzione di altre problematiche: Repair Contact links può risolvere i problemi dei contatti in rubrica, Delete search folder permette di ripristinare la funzione di ricerca, mentre Fix add in risolve i problemi legati ai plug in non funzionanti.
Scansione errori
Un tool spesso utilizzato per la risoluzione delle problematiche di Outlook è ScanPST integrato nel pacchetto Office. Per avviare ScanPST con OLFix basterà, premere il pulsante Call Scanpst, selezionare il file PST su cui eseguire la scansione e fare clic suStart per andare alla ricerca degli errori.
Non resta che attendere la risoluzione per poter ripristinare il proprio file.
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